一般社団法人国立高校同窓会における個人情報の保護に関する基本規程
目次
第１章 総則（第１条―第8条）
第２章 個人情報の取得と利用（第9条―第１1条）
第３章 個人情報の管理（第１2条・第１3条）
第４章 個人情報の開示及び訂正、苦情（第１4条・第１5条）
第５章 教育、研修等（第１6条）
第６章 雑則（第１7条・第１8条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、一般社団法人国立高校同窓会(以下、「本会」という。) における個人情報の重要性に鑑み、個人情報保護方針を実施するためのものであり、本会の役員、事務局員、及び、情報取扱担当者（以下、「担当者」という。）が、その適切な保護のために守るべき基本的な事項を定めるとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
２ 個人情報及び個人情報データベース等の利用目的は、本会会則第3条の「目的」、即ち「本会は会員相互の連絡を図りその親睦を厚くし、かつ母校の向上発展に寄与することを目的とする。」に従って、次に掲げる本会が行う事業及び業務の範囲内とする。
(1)会員名簿の管理及び発行
(2)会報の発行
(3)ホームページの開設・運営
(4)代表幹事会及び総会の開催
(5)国高支援
(6)同窓会が主催する行事の案内
(7)同窓会費の徴収に係る事務
(8)同期会、クラス会、クラブOB・OG会等が主催する行事に係る案内
(9)会員に対するアンケート調査の実施
(10)その他機関決定した事項
(11)その他上記に関連する事項
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 「個人情報」とは、第3条に定める本会を構成する会員に関する情報であって、当該情報に含まれる記述により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む)をいう。
(2) 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
① 一定の業務の目的を達成するために、ソフトウェアを用いて特定の個人情報を検索することができるように体系的に構成したもの
② ①に掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することができるように体系的に構成したもの
(3) 「個人データ」とは、 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 「保有個人データ」とは、 職務上作成し、又は取得した情報であって組織的に利用するものとして、本会が保有しているものをいう。
なお、当該保有個人データは、第４章「個人情報の開示及び訂正、苦情」の対象となるものである。
(5) 「本人」とは、 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（個人情報の内容）
第3条 本会は、第1条に定める目的のため、以下の個人情報を取得する。
（１）氏名、ふりがな、卒業時姓
（２）性別（「答えない」選択肢有）
（３）卒業年
（４）卒業時の出席番号
（５）卒業時の加入部活動
（６）住所
（７）電話番号（固定・携帯）
（８）電子メールアドレス
（９）勤務先
（１０）卒業後の進路（在学・卒業）
2 その他、第1項以外の個人情報を取得する場合は、役員会の承認を得るものとする。
（本会の責務）
第4条 本会は、個人情報保護の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とし、その侵害防止に関して必要な措置を講ずるものとする。
（担当者の責務）
第5条 個人情報を取り扱う担当者は、法令及びこの規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努める。
２ 個人情報を取り扱う担当者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用しない。
３ 前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても、同様とする。
（個人情報保護の管理責任者）
第6条 この規程の目的を達成するため、個人情報保護管理責任者を置くものとする。
(1) 管理責任者は、本会の幹事長とし、本会の個人情報保護に関する総括責任を負う。事務局長は個人情報保護に関する事務局業務の執行責任を負う。
(2) 本会事務局員は、管理責任者の指示監督に服するものとし、名簿取扱管理者とする。
２ 管理責任者は、個人情報の保護にかかる日本国の法令及びその他の規範、並びにこの規定の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定し、実施するとともに、個人情報の管理に関する責任を負うものとする。
３ 管理責任者は、保有個人データの開示、訂正等の請求に関し、これを適正に対応する責任を負う。
（個人情報保護委員会）
第7条 個人情報の取扱に関して、管理責任者は、必要と判断した場合は個人情報保護委員会(以下、「情報保護委員会」という。)を招集して、適切な審議を行うものとする。
(情報保護委員会の構成)
第8条 情報保護委員会は以下のメンバーで構成する。
①委員長として幹事長
②副委員長として事務局長
③委員として若干名
第２章 個人情報の取得と利用
（個人情報の取得制限）
第9条 個人情報は、偽り、その他不正の手段により取得してはならない。
２ 個人情報の取得は、第１条２項に定める個人情報の利用目的（以下、「利用目的」という。）の達成に必要な範囲内で行うものとする。本会事務局以外の組織または個人が利用目的達成のために連絡等を行う場合、当該組織または個人は本会個人情報管理責任者に対して個人情報データの提供を申請することができる。申請は所定の「個人情報提供申請書」を提出することにより行う。
３ 個人情報を取得するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき
(2) 家族から情報の提供を受けたとき
(3) 法令に基づくとき
(4) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（個人情報の利用制限）
第10条 取得した個人情報は、第１条２項に記載する利用目的以外に用いない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき
(2) 法令に基づくとき
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
（第三者提供の制限）
第11条 取得した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで本会会員以外の第三者に提供してはならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
２ その他の第三者への情報提供に関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において本人の同意を得た後、提供することができる。
第３章 個人情報の管理
（個人情報の適正管理）
第12条 管理責任者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講じなければならない。
(1) 個人情報の改ざん、漏えい、紛失又は毀損を防止すること
(2) 保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、又は消去すること
（委託における取扱い）
第13条 管理責任者は、個人情報の処理を伴う業務の全部又は一部を業者等(以下、「受託者」という。) に委託しようとするときは、業者を厳選し、業務目的の達成に必要な範囲内における最小限の情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため秘密保持契約(覚書を含む) を締結し、適切な監督を行うものとする。
２ 受託者は、個人情報の取扱いについては、前項の委託契約の契約条項を遵守し業務遂行において個人情報の保護に努めなければならない。又、受託者による再受託は原則として禁止する。
３ 受託者は、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。
４ 受託者は、個人情報の不正利用等の防止のため必要な措置を講じなければならない。
第４章 個人情報の開示及び訂正、苦情
（自己情報の開示請求と訂正等）
第14条 本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報の管理責任者に対し、原則としてその開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときに、その旨を知らせることも含む）の請求をすることができる。なお、申請者の本人確認は、適切に行うものとする。
２ 管理責任者は、本人から当該本人の個人情報の開示を求められた場合は、遅滞なく当該個人情報を開示するものとする。
３ 管理責任者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除又は消去(以下、「訂正等」という。)を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行う。
４ 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、例外的に本人に個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。この場合において、管理責任者は、当該本人にその理由を文書により通知する。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき
(2) 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき
(3) 他の法令に違反することとなるとき
（苦情及び相談）
第15条 管理責任者は、個人情報の取扱いに関する本人又は情報主体からの苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情及び相談を受け付ける。
２ 受付は、本会事務局に窓口を設けるものとする。
３ 苦情の対応及び相談は、管理責任者のもと事務局が実施する。
第５章 教育、研修等
（教育、研修等）
第16条 管理責任者は、この規程及び関連法令等の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するため、担当者に対し必要に応じて、教育、研修等を実施する。
第６章 雑則
（法令等の取扱い）
第17条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他の関係法令により取り扱う。
（規程の改廃）
第18条 この規程の改廃は、役員会において審議し決定する。
附 則
１ この規程は、2023年10月14日から施行する。
改定記録
☆ 2024年5月1日 法人化に伴い団体名を変更。